Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

Карта сайта

Поля, помеченные символом *, обязательны для заполнения.

Мы в контакте. Присоединяйтесь!!!




 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В МАОУ ДО «ЦРТДиЮ»

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

В ЦРТДиЮ ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях (филиале – ДДиЮТ, отделах, клубе «Юность») возлагается на директора.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

  • Создание документов (документирование);
  • Организация движения и учёта документов (документооборот);
  • Хранение документов (архивное дело). 

1.    Создание документов (документирование)

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Служебная записка - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации (учреждения).

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Если в организации не ведется электронный документооборот оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4.

Как написать служебную записку?

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

  • «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
  • наименование документа – Служебная записка;
  • дата составления и номер;
  • заголовок к тексту документа, который говорит о предмете служебной записки;
  • текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
  • должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.

Служебная запискаСлужебная записка

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему (а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения).

 

Бланк докладной записки содержит следующие разделы:

  • наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
  • наименование документа – Докладная записка;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • место (город) составления (для внешней докладной записки);
  • адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
  • заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
  • текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
  • подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Докладная запискаДокладная записка

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу, т.е. это личная просьба работника в письменной форме, направленная на реализацию его трудовых прав.

Заявления подразделяются на две группы:

- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности, об изменении нагрузки и
  т.п.);

- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе учреждения, отдельных должностных лиц, о переносе занятий, об участии в каких-либо мероприятиях и т.д. 

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения), оформляется в свободной форме на стандартном листе бумаги формата А4 либо рукописно, либо набирается на компьютере.

Структура заявления: 

  • Шапка документа - размещается в верхнем правом углу листа. В ней указывается должность, наименование организации, фамилия и инициалы руководителя, которому адресовано заявление – в дательном падеже, а также должность и ФИО составителя – в родительном падеже.
  • Заголовок документа - пишетсяпосерединелиста, под шапкойЗаявление.
  • Текст заявления. Составляется в произвольной форме. Начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ..., прошу перенести занятие и т.п.), затем идет детализация затронутого вопроса.
  • Дата и подпись составителя - ставятся в нижнем левом углу листа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). К заявлению о переносе занятия можно приложить копию талончика к врачу, вызов на курсы или соревнования, телеграмму и т.п.

ЗаявлениеЗаявление

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отношений возникших в процессе производственной и трудовой деятельности.

Это один из видов служебной записки, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта: причины опоздания на работу, прогула, отсутствия ребенка на занятиях, невыполнения задания и т.п. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины и пр.

Согласно ст. 193 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку, которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Это крайне важно — дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске.

По своему оформлению объяснительные записки отличаются от служебной записки тем, что не содержат выводов и предложений и составляются по требованию работодателя или вышестоящих руководителей.  

Объяснительная записка обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Текст должен быть убедительным, поскольку на основании данного документа выносится решение о наложении дисциплинарного взыскания на сотрудника: замечания, выговора либо, в крайнем случае, увольнения.

Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться следующей структуры:

  • шапка – реквизиты получателя: фамилия, инициалы человека, которому адресована объяснительная (в дательном падеже);
  • заголовок документа – Объяснительная записка (посередине листа, пишется без кавычек);
  • дата;
  • заголовок к тексту - «О …», «Касательно …» (заголовок можно и не писать);
  • текст пояснения - сначала излагаются факты, затем причина. Главное требование к написанию текста - чтобы он был убедительным, кратким, но и содержательным;
  • подпись составителя – должность (можно не указывать), собственно подпись, фамилия и инициалы.

Объяснительная запискаОбъяснительная записка

2.     Организация движения и учёта документов (документооборот) 

Документооборот — важная часть делопроизводственного процессаэтодвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 

Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее короткиммаршрут — прямымвремя прохождения — минимальным (т.е. главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда).

 3.     Хранение документов (архивное дело)

Организация должна обеспечить физическую сохранность целого ряда документов. Для того чтобы раньше времени не лишиться важной документации, следует знать базовые правила хранения документов, а также порядок создания собственного архива. Все это прописано в Федеральном законе Российской Федерации N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». 

***

Чтобы не погрязнуть в лишних бумагах, ненужных документах, но в то же время обеспечить эффективную и комфортную работу необходимо анализировать ситуацию и знать какой документ и кому написать.

И помните, Вавилонскую башню люди не смогли построить потому, что говорили на разных языках. А мы должны говорить и писать на одном, ясном всем языке делопроизводства.

 

 

Материал подготовлен

заместителем директора Никифоровой Е.А.

по заказу администрации МАОУ ДО «ЦРТДиЮ»

Делопроизводство